Skróty klawiszowe:

Instrukcja nadawania/zmiany/odbierania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w GOPS

Strona główna » Ochrona danych osobowych » Instrukcja nadawania/zmiany/odbierania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w GOPS

Instrukcja nadawania/zmiany/odbierania
upoważnień do przetwarzania danych osobowych

w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niegowie

 

 

§ 1

Ogólne zasady

  1. Każda osoba przetwarzająca w dane osobowe musi posiadać odpowiednie umocowanie do ich przetwarzania.

  2. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych są nadawane przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Niegowie. Upoważnienie jest podpisywane przez Kierownika GOPS lub upoważnioną przez niego osobę.

  3. Upoważnienia otrzymują:

  4. pracownicy, praktykanci, stażyści,

  5. inne osoby, które zostaną dopuszczone do przetwarzania danych osobowych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niegowie z uwagi na wykonywane obowiązki,

  6. współpracownicy (tj. osoby z którymi zawarto umowy cywilnoprawne np. zlecenie, dzieło),którzy będą przetwarzać dane osobowe w z użyciem jej urządzeń technicznych lub w jej obszarze przetwarzania danych.

     

  7. Przed nadaniem upoważnienia osoby, które będą dopuszczone do przetwarzania danych osobowych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niegowie powinny zostać zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązującymi w tym zakresie w procedurami/politykami.

  8. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nadawane są w formie pisemnej.

  9. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych są przechowywane są:

  10. w przypadku pracowników - w aktach osobowych

  11. w przypadku praktykantów, stażystów – wraz z umową o staż lub praktykę.

  12. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych podlegają archiwizacji zgodnie
    z zasadami wskazanymi w Polityce Bezpieczeństwa.

  13. Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz  osób zatrudnionych w oparciu o umowę zlecenia lub dzieło prowadzi Główna Księgowa GOPS w Niegowie.

     

     

    § 2

    Nadawanie upoważnień

    1. Przed dopuszczeniem do przetwarzania danych osobowych Kierownik GOPS lub upoważniona przez niego osoba przedstawia osobom, które będą przetwarzać w dane osobowe upoważnienie w postaci:

  14. odrębnego dokumentu według wzoru upoważnienia stanowiącego Załącznik nr 1 - pracownikom, praktykantom, stażystom;

  15. zapisów do umów cywilnoprawnych, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2współpracownikom.

    1. Upoważnienia są nadawane zgodnie z zakresem obowiązków/zadań wynikającym z:

    2.  dla pracownika – zakresu obowiązków

    3. dla praktykanta, stażysty – zakresu odbywanej praktyki lub stażu pracy.

    4. dla współpracownika - z zapisów umowy cywilnoprawnej.

    5. Kierownika GOPS lub upoważniona przez niego osoba odpowiada za ustalenie zakresu obowiązków/zadań, który faktycznie odzwierciedla wykonywane przez tę osobę czynności na danych osobowych, zarówno w systemach informatycznych, jak i w formie papierowej.

    6.  Kierownika GOPS lub upoważniona przez niego osoba przekazuje dwa egzemplarze podpisanego przez administratora danych upoważnienia do podpisu osobom upoważnianym (za wyjątkiem współpracowników). Jeden egzemplarz upoważnienia jest przekazywany osobie upoważnionej, drugi zostaje zarchiwizowany w teczce osobowej.

    7. Za dodanie zapisów do umów cywilnoprawnych oraz zgłoszenie faktu upoważnienia do przetwarzania danych współpracownika odpowiada Kierownika GOPS lub upoważniona przez niego osoba.  Główna Księgowa GOPS w Niegowie  rejestruje nadane w umowie upoważnienie w prowadzonej zgodnie z § 1 ewidencji wydanych upoważnień.

    8.  Kierownik GOPS lub upoważniona przez niego osoba , nadaje upoważnionej  osobie odpowiednie dostępy w systemach informatycznych.

       

      § 3

      Zmiana zakresu obowiązków/zadań

  16. Zmiana zakresu obowiązków/zadań nie powoduje konieczności zmiany upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, lecz może powodować konieczność zmiany przyznanych dostępów w systemach informatycznych lub zmiany dostępów do dokumentów papierowych.

  17. W razie takiej potrzeby, doprowadza do odpowiedniej zmiany dostępu osoby upoważnionej do dokumentów papierowych.

     

    § 4

    Ustanie/odebranie upoważnienia

  18. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych co do zasady ustaje automatycznie w momencie ustania stosunku pracy, przejścia na stanowisko, na którym dostęp do danych nie jest konieczny, zakończenia praktyki/stażu, rozwiązania umowy cywilnoprawnej oraz rozwiązania innych węzłów prawnych łączących z osobą dopuszczoną do przetwarzania danych osobowych.

  19. Administrator danych ma prawo w każdym czasie odebrać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

  20. Ustanie albo odebranie upoważnienia jest równoznaczne z zaprzestaniem możliwości przetwarzania danych osobowych przez osobę.

 

  1. W sytuacji wymienionej w ust. 2Kierownik GOPS lub upoważniona przez niego osoba ma obowiązek:

  2. niezwłocznego odebrania uprawnień w systemach informatycznych,

  3. niezwłocznego doprowadzenia do odebrania dostępu tej osoby do dokumentów papierowych,

  4. niezwłocznegoodebrania upoważnienia.

Zapewniamy
  • Zasiłek rodzinny z dodatkami
  • Jednorazowa zapomoga narodzin dziecka
  • Zasiłek pielęgnacyjny
  • Świadczenie pielęgnacyjne
  • Świadczenie rodzicielskie
  • Specjalny zasiłek opiekuńczy
Formularz zapytaniowy

GOPS Niegowa
ul. Bankowa 21, 42-320 Niegowa

tel.: 34 317 10 69
e-mail: gops@niegowa.pl

GOPS Niegowa - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej
Poleć stronę
Wypełnij formularz kontaktowy
Formularz zapytaniowy
Wypełnij formularz kontaktowy
Wersja mobilna